A abordagem 5S foi aplicada e disseminada com sucesso no Japão após a 2ª Guerra Mundial quando o país estava estruturalmente frágil, as indústrias estavam sem recursos e não atendiam padrões mínimos de organização e limpeza e até as pessoas tinham dificuldade em manter um asseio pessoal adequado.
O nome 5S veio de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Para manter a denominação marcante de 5S, adotamos em português como os “5 Sensos”: Senso de Utilização, Senso de Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Padronização e Senso de Disciplina.
De forma inicial, podemos conceituar o 5S como uma abordagem que permite uma melhoria na organização e limpeza no ambiente de trabalho. O 5S pode ser aplicado em qualquer ambiente, seja em produção ou serviços.
Retomando a questão da interpretação do conceito da abordagem 5S, deparamo-nos com aspectos chaves que se não tratados adequadamente podem não proporcionar o êxito em sua plenitude da aplicação da técnica dos 5S.
A experiência mostra inúmeros casos de implantação de programa 5S que tiveram vida limitada, ou seja, não se sustentaram ao longo do tempo. Organizações que investiram em treinamento, divulgação, eventos de sensibilização, controles visuais, restauração de áreas e equipamentos, etc. e que após alguns meses perceberam que as práticas foram deterioradas ou simplesmente abandonadas pelas pessoas.
Por que isso acontece? Por que o 5S não se sustenta em muitos casos?
Muitas vezes alguns aspectos vitais não são atendidos ou mesmo considerados, podendo levar a frustração de não obter os resultados desejados. Cito como aspectos chaves de sucesso:
Aspecto Estratégico: Para a transformação acontecer de verdade, é vital uma base sólida forte. O apoio da alta direção é importante, mas tem que vir acompanhado de real comprometimento, ou seja, a visão de que o 5S faz parte das diretrizes do Plano Estratégico da companhia. Se não houver uma estruturação adequada com um Plano de Implantação e Sustentação do 5S, a chance das práticas de perderem ao longo do tempo é enorme. Além disso, no 5S a regra “O exemplo vem de cima!” se aplica fortemente e é fator crítico de sucesso.
Aspecto Comportamental: A transformação cultural da empresa é percebida apenas se houver transformação de comportamento das pessoas. Se não definirmos esses comportamentos para cada time e estruturarmos um programa de implantação destes comportamentos ficaremos eternamente a mercê da “boa vontade” e consciência pessoal de cada um. Neste aspecto, surge o papel do “líder natural“, função que tem importância chave na sustentação permanente dos comportamentos necessários. A preparação desses líderes naturais, responsáveis pela capacitação e condução dos times naturais nos comportamentos que levarão ao êxito do 5S, deve ser realizada de forma planejada em etapas adequadas.
Aspecto dos Resultados: A organização tem que estipular objetivos de desempenho atrelados ao programa 5S. Limitar o 5S a melhora do ambiente puramente é subutiliza-lo. Quando conectado a objetivos e metas, há uma alavanca para maior motivação e engajamento. É necessário compreender que a profundidade explorada de cada “Senso” pode trazer resultados como: redução de Estoques, maior Produtividade, incremento na Qualidade, menos perdas por Paradas, incremento na Segurança, maior Pontualidade, entre outros.
É importante destacar também que em alguns casos, a abordagem 5S é subestimada por considerar-se esta de conceito simples e implantação fácil, consequentemente não se dedica a atenção e tempo necessários. Fatalmente, nesses casos, a chance de êxito será muito pequena.
Autor: Jefferson Escobar - Gerente do Kaizen Institute Consulting Group Brasil
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